Procedura de verificare KYC

SCOPUL ACESTEI PROCEDURI

Scopul acestei proceduri este de a stabili modul in care Deep Games S.R.L. („Million”) efectueaza identificarea si verificarea jucatorilor inregistrati pe platforma www.million.ro (KYC).

Procedurile de tip „Cunoaste clientul” (KYC) sunt efectuate pentru a elimina tranzactiile frauduloase, prin identificarea riscurilor potentiale si a activitatilor suspecte.

Scopul si sfera acestor politici si proceduri este de a ne asigura ca produsele si serviciile Million nu sunt utilizate pentru spalarea banilor, finantarea terorismului si ca tot personalul societatii este constient de obligatiile asumate si de necesitatea de a fi vigilent in combaterea spalarii banilor, a oricaror activitati intreprinse de persoane minore pe website, precum si impotriva altor activitati frauduloase.

1. Procedurile KYC includ urmatorii pasi:

(I) Verificarea identitatii clientilor;

(II) Verificarea clientilor inregistrati;

(III) Monitorizarea activitatii clientilor;

I Verificarea identitatii clientilor.

Procedurile de verificare a identitatii clientilor implica identificarea clientului si verificarea identitatii acestuia folosind informatii, date sau documente din surse independente si fiabile. Primul pas de identificare a clientului are loc in timpul procesului de inregistrare. Pentru a se inregistra, jucatorii trebuie sa introduca urmatoarele detalii:

• Parola

• Nume de familie

• Nume

• Adresa de e-mail

• CNP

• Adresa

• Numar de telefon mobil

• Confirmarea ca jucatorul nu este minor si ca accepta „Termenii si conditiile”.

Numele unic de utilizator al clientului (ID cod unic) este creat automat dupa finalizarea procesului de inregistrare.

Jucatorilor sub 18 ani nu li se permite sa se inregistreze. In timpul procesului de inregistrare, exista verificari automate care compara data nasterii, extras din CNP-ul introdus de jucator, cu data curenta (data crearii contului), pentru a determina daca persoana care se inregistreaza este sau nu minor.

Fiecare adresa de e-mail este confirmata prin trimiterea unui e-mail continand un link de validare. Utilizatorii trebuie sa acceseze linkul pentru a-si verifica adresa de e-mail. Clientul va trebui sa isi verifice numarul de telefon mobil primind un cod prin SMS. Daca jucatorul nu a trecut cu succes de verificarea numarului de telefon mobil, o suspiciune relevanta va fi ridicata si va fi solicitat un numar de telefon valid.

II Verificarea clientilor inregistrati

O data ce un jucator a fost inregistrat cu succes, urmatorul pas este verificarea informatiilor pe care acesta le-a introdus in timpul procesului de inregistrare si/sau in timpul inregistrarii metodei de Depunere/Retragere. Verificarea (dovada identitatii si adresei) se efectueaza in primele 30 de zile de la inregistrare, respectiv in termen de 30 de zile de la data efectuarii primului depozit. Verificarea suplimentara poate fi efectuata oricand Million considera oportun, din momentul crearii contului. Documentele solicitate pentru a verifica identitatea unui jucator sunt, dar nu se limiteaza la:

• Pasaport pentru cetatenii straini si/sau impreuna cu cartea de identitate (vezi imaginea 1)

• Cartea de identitate a cetateanului roman (vezi imaginea 2)

• Permis de sedere (vezi imaginea 3)

Imaginea 1 - Pasaport

Imaginea 2 – Carte de identitate

Imaginea 3 – Permis de sedere

Documentele solicitate de la un jucator pot include card bancar (daca depunerea a fost efectuata prin card de debit/card de credit) si scrisori bancare sau orice alt tip de document, care sa ateste ca jucatorul a declarat date corecte, legitime. Suplimentar, se pot solicita facturi de utilitati (apa, gaz, etc.), pentru dovada adresa declarata.

Aceste cerinte se aplica atat jucatorilor noi, cat si jucatorilor existenti.

Documentele uzuale ce pot fi solicitate pentru verificarea adresei de domiciliu / declarate de de catre jucator sunt:

• Document de identitate care contine adresa de domiciliu.

• Scrisoare bancara sau extrasul de cont/bancar.

• Factura de la furnizorii de utilitati (gaz, apa etc.) sau servicii publice.

Documentele de identitate usor de falsificat nu sunt permise. Se efectueaza actiuni pentru a se verifica orice urme de editare a documentelor (Photoshopping).

III Monitorizarea activitatii clientilor

Monitorizarea ne permite sa identificam activitatile suspecte. Instrumentele antifrauda ale Million ne permit sa monitorizam activitatile urmand (dar fara a ne limita la) urmatorii parametri:

• Inregistrari noi

• Monitorizarea depozitelor

• Verificari multiple de cont (dupa ID-ul global)

• Nepotriviri (tara, geolocalizare IP, moneda, limba) Monitorizarea mentionata mai sus, se incadreaza in sarcinile zilnice ale analistului de frauda. a) Dupa ce un client s-a inregistrat

• IP-ul este verificat pentru a vedea daca corespunde tarii

• Daca tara nu corespunde sau daca este utilizat un IP cunoscut ca proxy sau anonim, atunci jucatorul este contactat pentru a trimite documentele cat mai curand posibil. In acest timp, contul jucatorului este blocat si nu se pot efectua depuneri/retrageri sau accesul la activitatile de pariere.

• Informatiile despre jucator pot fi uneori verificate si online, dar si offline, prin diferite metode, in diferite baze de date publice, pentru a asigura o dubla verificare.

• De indata ce documentele au fost trimise si verificate, contul de joc este deblocat. b) Dupa depunere Dupa efectuarea primei depuneri sau a oricarei depuneri, jucatorul este obligat sa prezinte documentele necesare verificarii, dupa cum este detaliat mai jos:

• Daca, dupa 14 zile documentele solicitate nu au fost furnizate si/sau aprobate, ne rezervam dreptul de a bloca contul de joc;

• In cazul in care un cont neverificat a fost blocat, iar fondurile nu au fost utilizate, vom rambursa depozitele pentru a evita un potential chargeback (o cerere de rambursare) din partea bancii.

• Daca, dupa 30 de zile de la data efectuarii primului depozit, documentele solicitate nu au fost furnizate si/sau aprobate, contul va fi inchis si orice depozite vor fi transferate catre bugetul de stat.

Documentele pot fi trimise prin metode de contact specifice: email, chat sau incarcate prin intermediul contului de joc si a optiunii „upload” (incarca)

La finalizarea procesului KYC, jucatorul va fi informat printr-un e-mail de tip notificare automata si va putea urmari stadiul verificarii documentelor in contul de joc. Pentru situatiile in care sunt necesare documente suplimentare, jucatorul va fi contactat in consecinta. Procedurile KYC constau in sarcini tehnice (automate) si manuale.

“KYC tehnic” se efectueaza:

(i) La inregistrare: toate adresele IP sunt stocate si verificate ulterior comparand IP vs. tara, cu date actualizate la zi.

(ii) La fiecare conectare, accesare casierie: toate adresele IP sunt stocate si in istoricul clientului.

(iii) Sistemul este conform cu adresele IP IPV4 si IPV6.

„KYC Manual” include doua scenarii: dupa inregistrare si dupa depunere.

2. Validarea in concordanta cu sistemele de plata folosite:

(i) PaySafeCard (paysafe payment solutions):

(A) Un document valid pentru verificarea identitatii (a se vedea sectiunea 2 II).

(ii) Skrill(paysafe payment solutions):

(A) Un document valid pentru verificarea identitatii (a se vedea sectiunea 2 II).

(B) Dovada proprietatii asupra unui cont Skrill, in caz de suspiciune de utilizare a unei metode apartinand unui tert.

• Captura de ecran a contului de Skrill al jucatorului.

(iii) Neteller(paysafe payment solutions):

(A) Un document valid pentru verificarea identitatii (a se vedea sectiunea 2 II).

(B) Dovada proprietatii asupra unui cont Neteller, in caz de suspiciune de utilizare a unei metode apartinand tertilor.

• Captura de ecran a contului Neteller al jucatorului.

(iv) Transfer bancar:

(A) Un document valid pentru verificarea identitatii (a se vedea sectiunea 2 II).

(B) Dovada dreptului de proprietate asupra unui cont bancar, atunci cand datele nu ne sunt transmise printr-o apelare inversa a tranzactiei.

• Extras bancar care arata tranzactia catre Million.

• Extrasul bancar cu numele, prenumele, adresa si codul IBAN al clientului.

(v) Carduri de credit/debit:

(A) Un document valid de verificare a identitatii (a se vedea sectiunea 2 II).

(B) Un document valid de verificare a adresei (a se vedea sectiunea 2 II).

(C) Dovada proprietatii cardului utilizat pentru depunere:

• Fotografie color a cardului. Cerinte: a) numele, prenumele, primele 4 si ultimele 4 cifre ale numarului cardului trebuie sa fie vizibile); b) pe partea din spate a cardului, aceleasi cifre, precum si semnatura clientului ar trebui sa fie vizibile. Partea de mijloc a numarului cardului trebuie taiata.

(vi) Carduri apartinand tertilor

Million are la dispozitie „proceduri terta parte” (“third-party procedures”) relevante, care ne ajuta sa detectam si sa prevenim depozitele din partea partilor terte.

3. Responsabilitatile Angajatilor

Toti angajatii sunt responsabili pentru:

• Raportarea tuturor suspiciunilor catre MLRO in conformitate cu politica de raportare si a procedurii privind activitatea suspecta.

• Respectarea deplina a tuturor procedurilor de spalare a banilor, inclusiv: identificarea si monitorizarea jucatorului, pastrarea evidentei si raportarea in conformitate cu rolurile si responsabilitatile lor in cadrul companiei.

4. Educarea si instruirea angajatilor

Ofiterul delegat in functia de monitorizare a conformitatii (Compliance Officer) din cadrul Million se va asigura ca:

• toti personalul participa la formare initiala si continua (cel putin anual) prin diferite mijloace, inclusiv (dupa caz), atestarea printr-un certificat de constientizare a combaterii spalarii banilor, fiind obligati sa isi insuseasca politicile si procedurile relevante, revizuind mesajele postate intern si, dupa caz, participarea la sesiuni informative care pot fi organizate oricand este necesar.

Ce proceduri poate pune in aplicare Million pentru a ajuta la prevenirea si combaterea spalarii banilor?

(a) Proceduri de verificare a identitatii.

(b) Evaluari de risc ale jucatorului/clientului.

(c) Proceduri de identificare a tertilor sau a depunerilor prin metode de plata ale tertilor.

(d) Monitorizarea bazata pe risc a activitatii jucatorului.

(e) Raportare automata bazata pe tranzactii, pentru monitorizarea activitatilor financiare neobisnuite.

De ce este importanta o cultura sanatoasa a conformitatii si cum poate aceasta sa fie incurajata de conducere?

O cultura sanatoasa a conformitatii este importanta, deoarece o atitudine deschisa fata de respectarea procedurilor interne, spre deosebire de reticenta de a face acest lucru, va duce la o conformitate interna mai eficienta. In ceea ce priveste prevenirea si combaterea spalarii banilor, este de o importanta vitala ca intreg personalul din cadrul societatii, pe toate nivelurile, inteleaga rolul important pe care il poate juca in protejarea organizatiei impotriva riscurilor. O astfel de atitudine si cultura pot fi incurajate de catre conducerea societatii.